密集架存放方式已經在檔案資料、圖書資料的存放領域的到了廣泛的應用，成為了**機關、各大型企事業單位、**等對檔案資料、圖書資料保管的**裝具。密集架在使用過程中需要的注意事項，單位部門檔案的保護是指采取必要的防護措施，減少對檔案造成損毀的各種不利因素的影響，**限度地維護企事業檔案的齊全、完整與安全，延長檔案的壽命。
　　防火
　　火災是能夠對檔案造成重大損失的直接隱患。因而，檔案庫房必須在滿足消防要求上采取必要措施做好防護。在庫房的裝修裝飾上不應采用易燃材料，如一般木料、塑料等，而應使用耐燃、阻燃的材料如防火材料門、耐燃窗簾、電線等。同時應添置必須的消防器材，如滅火器等，有條件的企業還可以加裝消防警報裝置。
　　防盜
　　防盜是防止人為原因破壞檔案的必要措施。安裝必要的防盜設施，有條件的企業可以采取電子監控警報裝置，確保檔案的存放安全。
　　防光
　　光線中的紫外線輻射對紙張中的纖維素和木質素都有很大的直接破壞作用，使紙張強度降低，因而檔案櫥、柜等應安放在避免日光直曬之處，較難避開的，可采用懸掛遮陽窗簾來防止光線照射檔案，也應盡量避免燈光長時間直射檔案。
　　防霉
　　在炎熱、潮濕的環境下，檔案極易發生霉變。檔案一旦長霉，霉菌很難除去，滲透到紙張內部的霉菌還會使紙張的牢固性在數天之內降低，因此，檔案應置于通風處，若發現檔案已經生霉，則可用軟刷、干布等蘸取福爾馬林或的酒精擦去霉菌，然后晾干。
　　防蟲
　　檔案一旦被蟲蛀，嚴重者千瘡百孔，不可收拾。防蛀的方法是保持檔案室、檔案箱等空氣流通，清潔干燥。對新裝入的檔案櫥的檔案，應嚴格檢查，發現有蟲蛀的，不經殺蟲處理不得裝入檔案箱柜，對已裝入檔案箱的檔案，要經常檢查。發現蟲害，及時治理。為有效殺蟲，可以在檔案箱中放置一些檔案專用防蟲藥物。
　　防塵
　　灰塵會摩擦和破壞檔案紙張纖維，會使檔案字跡線條模糊不清，有的灰塵如蘇打、水泥等有酸性或堿性，對檔案有較強的腐蝕作用，灰塵還是微生物寄生和繁殖的掩護者，是各種霉菌的傳播者。所以，保護好檔案必須做好防塵工作。要經常打掃檔案室，清潔檔案柜，防止灰塵污染檔案。
　　防高溫、防潮濕
　　檔案在高溫潮濕的環境下最容易生霉、長蟲。在條件允許的情況下，應避免將庫房設置在建筑的頂層或西向夕曬房間。庫房的溫度、濕度一定要經常監測，使其在一定范圍內。為維持庫房的**溫、濕度條件，一般可采用自然調節和機器控制兩種辦法。自然調節主要是采用密封的辦法隔熱、隔濕，或采用定期通風的辦法降溫、降濕等。機器控制則是采用電器設備，控制庫房溫濕度，如空調和抽濕機等。
　　防機械損傷
　　防止檔案的機械損傷（如揉、折、撕裂、擦傷、劃傷等），一方面要采用適當的保管裝具存放檔案，另一方面要注意在使用檔案的過程中，輕拿輕放，小心維護。對已發生機械損傷的殘破檔案，可采用托裱、復制的方法進行修復。